Dit Privacybeleid informeert en legt uit hoe SIA “Kronus” (hierna Kronus) persoonsgegevens verwerkt op de website https://www.upyard.kronus.eu/ (hierna de Website) in overeenstemming met de vereisten van de Algemene Verordening Gegevensbescherming 2016/679 (hierna AVG).
Gegevensverwerker:
KRONUS SIA (Reg. nr. 40003479924, wettelijk adres Dauguļu iela 19, Ulbroka, gemeente Ropaži, LV-2130). Contactgegevens: e-mailadres: info@kronus.eu, telefoon: +371 67515952.
Doeleinden en gronden voor de verwerking van persoonsgegevens.
Het doel voor de verwerking van persoonsgegevens geeft het gewenste resultaat aan. De rechtsgrondslag voor verwerking verwijst naar de rechtsgrondslag die door de AVG wordt erkend, op basis waarvan uw persoonsgegevens worden verkregen, gebruikt of bewaard. Kronus verzamelt en gebruikt persoonsgegevens voor de volgende processen:
1.1. Kronus verwerkt uw naam, achternaam, persoonlijk identificatienummer (indien van toepassing), e-mailadres, telefoonnummer, functie als werknemer/vertegenwoordiger van de klant om contracten te ondertekenen, uit te voeren en/of contact met u op te nemen over zaken die verband houden met de uitvoering van contracten. De rechtsgrondslag voor de verwerking is het legitieme belang om contracten met klanten te sluiten en uit te voeren en om nieuwe zakelijke relaties met potentiële klanten aan te gaan (artikel 6, lid 1, onder b) en f) AVG);
1.2. Kronus verwerkt uw naam, achternaam, persoonlijk identificatienummer (indien van toepassing), e-mailadres, telefoonnummer, functie als werknemer/vertegenwoordiger van de zakelijke partner om contracten te ondertekenen, uit te voeren en/of contact met u op te nemen over zaken die verband houden met de uitvoering van contracten. De rechtsgrondslag voor de verwerking is het legitieme belang om contracten met zakelijke partners te sluiten en uit te voeren en om nieuwe zakelijke relaties met potentiële zakelijke partners aan te gaan (artikel 6, lid 1, onder b) en f) AVG);
1.3. Als u het gedeelte “Een verzoek verzenden” invult, verwerkt Kronus uw naam, telefoonnummer, e-mailadres en afleveradres om een offerte op te stellen en te verzenden voor het product waarin u geïnteresseerd bent. De rechtsgrondslag voor de verwerking is het uitvoeren van precontractuele maatregelen en het sluiten van een contract (Artikel 6(1)(b) AVG);
1.4. Door gebruik te maken van het onderdeel “Contact opnemen” of “Een consultatie aanvragen”, verwerkt Kronus uw naam, e-mailadres, telefoonnummer en bedrijfsnaam (als de rechtspersoon wordt vertegenwoordigd door een werknemer) en wordt het ingediende bericht gebruikt om de zaak te onderzoeken en op basis van toestemming te reageren op uw verzoek om informatie over onze serviceaanbiedingen en de uitvoering van het contract (artikel 6, lid 1, onder a), van de AVG);
1.5. bij het versturen van nieuwsbrieven van Kronus wordt uw e-mailadres verwerkt in overeenstemming met de toestemming die u hebt gegeven (Artikel 6(1)(a) AVG);
1.6. Kronus kan uw persoonsgegevens verwerken om te voldoen aan de AVG als u een vraag hebt ingediend over de verwerking van uw gegevens of als u een van uw rechten als betrokkene onder de AVG wilt uitoefenen. Verwerkte persoonsgegevens: naam, achternaam, adres, e-mailadres, in het geval van een elektronische inzending ook persoonlijk identificatienummer. De rechtsgrondslag voor de verwerking: uitvoering van een wettelijke verplichting en legitiem belang van de verwerkingsverantwoordelijke (artikel 6, lid 1, onder c) en f) AVG);
1.7. Als u zich aanmeldt voor de nieuwsbrief, wordt uw e-mailadres gebruikt om u Kronus-nieuwsbrieven en andere nuttige informatie over Kronus te sturen. De rechtsgrondslag voor de verwerking: toestemming om de nieuwsbrief per e-mail te ontvangen (Artikel 6(1)(a) AVG);
1.8. Er wordt videobewaking uitgevoerd op het terrein van Kronus, waarbij beelden over u (uiterlijk, gedrag), de locatie (kamer, cameralocatie), het tijdstip (datum, tijd, begin en einde van de opname) van de persoonlijke afbeelding worden verwerkt om de toegang te controleren, de veiligheid van de infrastructuur, werknemers en klanten te waarborgen, inclusief het voorkomen, opsporen en onderzoeken van diefstal van voorwerpen die aan Kronus, zijn werknemers en klanten toebehoren, fysieke bedreigingen voor de veiligheid van werknemers en klanten van Kronus te voorkomen of op te sporen. De rechtsgrondslag voor de verwerking van videobewaking is legitiem belang (Artikel 6(1)(f) AVG);
1.9. Wanneer u solliciteert, verwerkt Kronus de gegevens die u in uw CV en sollicitatiebrief verstrekt, zoals uw naam, achternaam, adres, persoonlijk identificatienummer, geslacht, contactgegevens, foto en andere informatie die u identificeert, evenals informatie van personen die referenties over u hebben verstrekt, wanneer u expliciet toestemming hebt gegeven om contact op te nemen met de betreffende personen. Kronus verwerkt uw gegevens om het wervingsproces te beheren, bijvoorbeeld om te reageren op uw sollicitatie en om contact met u op te nemen (om u uit te nodigen voor sollicitatiegesprekken). Als u een referentie hebt opgegeven, verwerkt Kronus ook de contactgegevens van de referentie om de referenties tijdens het selectieproces te kunnen beoordelen. Kronus verwerkt uw gegevens ook om uw competentie en geschiktheid voor de functie te beoordelen. Tijdens sollicitatiegesprekken kan Kronus u vragen om een aantal tests uit te voeren om uw geschiktheid voor de vacature te beoordelen. De rechtsgrondslag voor de verwerking is toestemming (Artikel 6(1)(a) AVG). Na ontvangst van uw sollicitatie heeft Kronus een legitiem belang bij het verwerken van uw sollicitatie door het beoordelen van de daarin verstrekte informatie, het organiseren van een sollicitatieprocedure, het voeren van gesprekken en het leveren van bewijs ter ondersteuning van de rechtmatige uitvoering van het betreffende proces. In geval van een geschil kan de informatie die tijdens het selectieproces werd verkregen, worden gebruikt om het rechtmatige verloop van het proces weer te geven.
Als u ervoor kiest om via social media-accounts (Facebook, LinkedIn) op de geadverteerde vacature te solliciteren, verwerkt Kronus uw gegevens op basis van uw toestemming. De informatie op uw sociale netwerkaccounts wordt alleen bekeken als dit nodig is voor de functie in kwestie en alleen voor zover dit nodig is voor het uitvoeren van de taken van de functie waarnaar u hebt gesolliciteerd.
Houd er rekening mee dat we uw sollicitatiegegevens alleen zullen gebruiken in het selectieproces voor de vacature waarvoor u hebt gesolliciteerd. Als Kronus van plan is om uw persoonsgegevens te verwerken voor een ander doel dan waarvoor de gegevens oorspronkelijk zijn verzameld, zal Kronus u vóór de verwerking informeren en, waar nodig, om uw toestemming vragen. Als uw persoonlijke gegevens bijvoorbeeld worden verwerkt als onderdeel van een wervingsproces voor een specifieke functie, waarbij Kronus van mening is dat u geschikt zou zijn voor een andere functie binnen het bedrijf, kan Kronus uw toestemming vragen om uw persoonlijke gegevens in verband met die andere functie in de toekomst te verwerken.
2. Categorieën ontvangers van persoonsgegevens
2.1. Kronus verleent geen toegang tot haar database aan onbevoegden en beschermt de persoonlijke gegevens die u verstrekt. Bepaalde persoonlijke gegevens kunnen alleen aan andere partijen worden doorgegeven:
2.1.1. om de werking van de website en het functioneren van de service te garanderen (bijv. providers van websiteonderhoud en serverhosting);
2.1.2. aan gegevensverwerkers die de bedrijfsgegevens van Kronus als uitbestede dienst onderhouden;
2.2. Kronus is verplicht om gegevens door te geven aan overheidsinstanties na ontvangst van een verzoek van de instantie in de gevallen waarin de wetgeving voorziet.
2.3. Alleen bevoegde personen hebben toegang tot CCTV-opnamen in overeenstemming met het doel van de verwerking van persoonsgegevens. Videobewakingsopnamen worden niet doorgegeven aan derden zonder wettelijke basis; ze kunnen worden doorgegeven aan wetshandhavingsinstanties in overeenstemming met de procedure die is vastgelegd in de wet- en regelgeving en worden doorgegeven aan een beveiligingsbedrijf dat persoonsgegevens alleen verwerkt in overeenstemming met de instructies van de Gegevensverwerker en deze niet voor andere doeleinden mag gebruiken. Het beveiligingsbedrijf is contractueel en wettelijk verplicht om uw persoonlijke gegevens te beschermen.
2.4. Uw persoonlijke gegevens worden niet doorgegeven aan derde landen of internationale organisaties, tenzij dit is vastgelegd in een contract tussen de partijen of met uitdrukkelijke toestemming.
3. Bewaartermijn van persoonlijke gegevens
3.1. Persoonsgegevens worden opgeslagen en gebruikt in overeenstemming met de gedefinieerde doeleinden en rechtsgrondslag voor het verwerken van persoonsgegevens zolang Kronus ten minste aan een van de volgende criteria voldoet
3.1.1. een wettelijke verplichting om de gegevens gedurende een bepaalde periode op te slaan in overeenstemming met de wet- en regelgeving;
3.1.2. dit nodig is om haar legitieme belangen te behartigen;
3.1.3. het noodzakelijk is om de aangegane contractuele verplichtingen na te komen, evenals gedurende een bepaalde periode na de uitvoering van het contract;
3.1.4. de toestemming van de betrokkene voor de respectieve verwerking van persoonsgegevens geldig is.
3.2. Een CCTV-opname wordt gedurende 15 dagen bewaard vanaf de datum waarop deze is gemaakt, behalve in gevallen waarin onwettige overtredingen zijn vastgesteld of wetshandhavingsverzoeken zijn ontvangen in verband waarmee extra verwerking van CCTV-opnamen gedurende een bepaalde periode noodzakelijk is.
3.3. Uw persoonlijke gegevens als werknemer/vertegenwoordiger van de klant en als werknemer/vertegenwoordiger van de zakelijke partner worden 10 (tien) jaar na afloop van het contract bewaard. Als het contract voorziet in een garantieperiode die langer is dan de bovengenoemde bewaartermijn, dan worden alle persoonsgegevens met betrekking tot het contract opgeslagen tot het einde van de garantieperiode. Als het contract nodig is voor een gerechtelijke procedure die langer duurt dan de bovengenoemde bewaartermijn, dan worden alle persoonsgegevens met betrekking tot het contract opgeslagen totdat de eindbeslissing van de verantwoordelijke autoriteit is genomen of ten uitvoer is gelegd. Uw persoonlijke gegevens (als werknemer/vertegenwoordiger van een potentiële klant) worden opgeslagen tot het einde van de aanbesteding/werving.
3.4. Gegevens die tijdens de wervingsprocedure worden verstrekt, worden opgeslagen tot uiterlijk het einde van het vergelijkend onderzoek voor de gepubliceerde vacature. In het geval dat u toestemming heeft gegeven om deel te nemen aan het selectieproces voor een andere vacature in de toekomst, zal Kronus uw persoonsgegevens bewaren voor een periode van maximaal 1 (één) jaar vanaf het moment dat deze toestemming werd verkregen.
4. Uw rechten, de uitoefening ervan en beperkingen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens
Wij informeren u over de rechten die Kronus u als betrokkene biedt. Wij vestigen uw aandacht op het feit dat de AVG of de wet beperkingen kan opleggen aan de uitoefening van deze rechten en dat elke aanvraag voor de uitoefening van rechten op individuele basis wordt beoordeeld.
4.1. Recht op toegang tot uw persoonsgegevens Kronus zal bevestigen of Kronus persoonsgegevens over u verwerkt en u een overzicht van de verwerkte gegevens verstrekken als aanvullende informatie in overeenstemming met de AVG. Kronus heeft het recht om geen persoonsgegevens te verstrekken of om de ontvangers van persoonsgegevens niet bekend te maken in het geval dat bekendmaking van persoonsgegevens of ontvangers wettelijk verboden is.
4.2. Recht op verzoek tot de rectificatie of aanvulling van onjuiste persoonsgegevens Kronus nodigt u uit om wijzigingen in uw naam, achternaam, afleveradres, contactgegevens of andere persoonsgegevens in te dienen om een correcte verwerking van persoonsgegevens te waarborgen. Kronus zal een verzoek om rectificatie van onjuiste of onnauwkeurige gegevens in overweging nemen en, indien gerechtvaardigd, zullen de persoonsgegevens worden gerectificeerd door u een passende kennisgeving van de genomen beslissing te verstrekken. Het recht op rectificatie van persoonsgegevens is niet van toepassing op documenten die in de archieven worden bewaard of in andere uitzonderlijke gevallen.
4.3. Recht om de beperking (opschorting) van de verwerking van persoonsgegevens te verzoeken Kronus zal de verwerking (anders dan opslag) van uw persoonsgegevens automatisch beperken als: – u een verzoek indient om onjuiste persoonsgegevens te corrigeren; – u bezwaar maakt tegen de verwerking van persoonsgegevens. De verwerking is beperkt tot de periode waarin het verzoek om rectificatie van de persoonsgegevens of het verzoek om bezwaar, al naargelang het geval, wordt verwerkt. In andere gevallen dient u Kronus met opgave van redenen te verzoeken de verwerking van persoonsgegevens te beperken.
4.4. Recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van persoonsgegevens U hebt het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van bepaalde persoonsgegevens wanneer Kronus de verwerking uitvoert voor Kronus of op basis van een gerechtvaardigd belang. Kronus heeft het recht om geheel of gedeeltelijk aan het verzoek te voldoen, na overweging van het verzoek. In het geval dat Kronus vaststelt dat het een legitiem belang heeft om uw persoonsgegevens te verwerken, zal niet aan het verzoek worden voldaan.
4.5. Recht om het verwijderen van persoonsgegevens aan te vragen Kronus zal overwegen of er onder de AVG gronden zijn voor het verwijderen van persoonsgegevens en zal u op de hoogte stellen van haar beslissing. Er is geen recht op verwijderen wanneer de gegevens wettelijk verplicht moeten worden bewaard.
4.6. Recht om toestemming in te trekken Als de verwerking van persoonsgegevens gebaseerd is op toestemming, kan deze toestemming worden ingetrokken. Kronus zal de verwerking staken voor het doel waarvoor toestemming is gegeven, behalve wanneer de persoonsgegevens worden bewaard ter bescherming van de legitieme belangen van Kronus. Het intrekken van toestemming mag geen invloed hebben op de verwerking van persoonsgegevens die noodzakelijk is om te voldoen aan de vereisten van wet- en regelgeving of die gebaseerd is op een contract, de legitieme belangen van Kronus of andere gronden voor de rechtmatige verwerking van persoonsgegevens die zijn vastgelegd in wet- en regelgeving.
4.7. Door een verzoek in te dienen, verstrekt u uw persoonlijke gegevens aan Kronus. In dit geval is het doel van de verwerking van de persoonsgegevens om een beslissing te nemen en u een antwoord op dat verzoek te geven. De persoonsgegevens die u verstrekt in het verzoek om uw rechten als betrokkene uit te oefenen en het verzoek zelf zullen gedurende vijf jaar vanaf de datum van het antwoord van Kronus worden bewaard om bewijsmateriaal van de uitoefening van de rechten van de betrokkene te bewaren.
4.8. U kunt de bovengenoemde rechten uitoefenen door op een van de volgende manieren een verzoek in te dienen:
4.8.1. een schriftelijk en handgeschreven verzoek gericht aan Kronus op het adres dat in dit Privacybeleid wordt vermeld;
4.8.2. een verzoek ondertekend met een beveiligde elektronische handtekening gericht aan Kronus en verstuurd naar het volgende e-mailadres: info@kronus.eu. Om Kronus in staat te stellen een antwoord naar uw e-mailadres te sturen, moet de inzending ondertekend worden met een beveiligde elektronische handtekening en uw e-mailadres bevatten waarop u een antwoord wenst te ontvangen. Elke aanvraag voor de uitoefening van uw rechten wordt zo snel mogelijk behandeld, maar niet later dan binnen een maand.
4.9. De betrokkene heeft het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit. Bij vragen over de verwerking van persoonsgegevens kunt u contact opnemen met Kronus via het volgende e-mailadres: info@kronus.eu. Als u niet tevreden bent met het antwoord, hebt u het recht om een klacht in te dienen bij de inspectie van de gegevensstaat, Elijas iela 17, Riga, Letland, LV-1050.
5. Wijzigingen aan het Privacybeleid en consultaties
Het Privacybeleid kan periodiek worden bijgewerkt en er kunnen wijzigingen in worden aangebracht. Vragen, opmerkingen en verzoeken met betrekking tot dit privacybeleid zijn welkom en moeten worden gericht aan KRONUS SIA, reg. nr. 40003479924, wettelijk adres Dauguļu iela 19, Ulbroka, gemeente Ropaži, LV-2130 of naar het e-mailadres: info@kronus.eu worden gestuurd. Het Privacybeleid is voor het laatst gewijzigd op 10 februari 2023.