Cette Politique de confidentialité contient des informations et des explications sur la manière dont KRONUS SIA (ci-après Kronus) traite les données à caractère personnel sur le site web https://www.upyard.kronus.eu/ (ci-après le Site web) conformément aux exigences du Règlement général sur la protection des données 2016/679 (ci-après RGPD).
Le responsable du traitement :
KRONUS SIA (N° d’enregistrement 40003479924, siège social Dauguļu iela 19, Ulbroka, Municipalité de Ropaži, LV-2130). Informations de contact : adresse électronique : info@kronus.eu, téléphone: +371 67515952.
Finalités et fondements du traitement des données à caractère personnel.
La finalité du traitement des données à caractère personnel indique le résultat visé. Le fondement juridique du traitement fait référence à la base juridique reconnue par le RGPD, sur laquelle vos données à caractère personnelles sont obtenues, utilisées ou conservées. Kronus collecte et utilise des données à caractère personnel pour les processus principaux suivants :
1.1. Kronus traite votre prénom, nom, numéro d’identification personnel (le cas échéant), adresse électronique, numéro de téléphone, fonction en tant qu’employé/représentant du client afin de signer et d’exécuter des contrats et/ou de vous contacter sur des questions liées à l’exécution des contrats. Le fondement légal du traitement est l’intérêt légitime de conclure et exécuter des contrats avec les clients et d’établir de nouvelles relations commerciales avec des clients potentiels (article 6, paragraphe 1, points b) et f) du RGPD) ;
1.2. Kronus traite votre prénom, votre, numéro d’identification personnel (le cas échéant), adresse électronique, numéro de téléphone, fonction en tant qu’employé/représentant d’un partenaire commercial afin de signer et d’exécuter des contrats et/ou de vous contacter sur des questions liées à l’exécution des contrats. Le fondement légal du traitement est l’intérêt légitime de conclure et exécuter des contrats avec les partenaires commerciaux et d’établir de nouvelles relations commerciales avec des partenaires commerciaux potentiels (article 6, paragraphe 1, points b) et f) du RGPD) ;
1.3. En remplissant la section « Envoyer une demande », Kronus traite votre nom, votre numéro de téléphone, votre adresse électronique et votre adresse de livraison afin de préparer et d’envoyer une offre pour le produit qui vous intéresse. Le fondement légal du traitement est l’exécution de mesures précontractuelles et la conclusion d’un contrat (article 6, paragraphe 1, point b) du RGPD) ;
1.4. Lorsque vous utilisez la section « Contactez-nous » ou « Demander une consultation », Kronus traite votre nom, adresse électronique et numéro de téléphone et le nom de votre entreprise (si l’entité juridique est représentée par un employé) et le message envoyé sera utilisé pour examiner la question et répondre, sur la base du consentement, à votre demande d’informations concernant nos offres de services et l’exécution du contrat (article 6, paragraphe 1, point a), du RGPD) ;
1.5. lors de l’envoi des bulletins d’information de Kronus, votre adresse électronique sera traité conformément au consentement que vous avez exprimé (article 6, paragraphe 1, point a) du RGPD) ;
1.6. Kronus peut traiter vos données à caractère personnel afin de se conformer au RGPD si vous avez transmis une question concernant le traitement de vos données ou vous désirez exercer vos droit en tant que personnes concernées prévus par le RGPD. Données à caractère personnel traitées : prénom, nom, adresse, adresse électronique et, dans le cas d’un envoi électronique, le numéro d’identification personnel. Le fondement légal du traitement : l’exécution d’une obligation légale et l’intérêt légitime du responsable du traitement (article 6, paragraphe 1, points c) et f) du RGPD) ;
1.7. Si vous vous abonnez au bulletin d’information, votre adresse électronique sera utilisée pour vous envoyer les bulletins informatifs de Kronus et d’autres informations concernant Kronus. Le fondement légal du traitement : le consentement à recevoir le bulletin d’information par courrier électronique ((article 6, paragraphe 1, point a) du RGPD) ;
1.8. La vidéosurveillance est réalisée dans les espaces de Kronus, lorsque votre image personnelle (apparence, comportement), l’emplacement (salle, emplacement de la caméra) et l’heure (date, heure, début et fin de l’enregistrement) de l’image personnelle sont traités pour contrôler l’accès et assurer la sécurité de l’infrastructure, des employés et des clients, y compris pour prévenir, détecter et enquêter sur le vol d’objets appartenant à Kronus, à ses employés et client et pour prévenir ou détecter des menaces physiques pour la sécurité des employés et clients de Kronus. Le fondement légal du traitement dans le cas de la vidéosurveillance est l’intérêt légitime (article 6, paragraphe 1, point f) du RGPD) ;
1.9. Lorsque vous candidatez à un poste vacant, Kronus traite les données que vous fournissez dans votre CV et votre lettre d’intention, telles que votre prénom, nom, adresse, numéro d’identification personnel, sexe, informations de contact, photographie et d’autres informations permettant de vous identifier, ainsi que des informations provenant de personnes ayant fourni des références à votre sujet, lorsque vous nous avez explicitement donné l’autorisation de contacter les personnes concernées. Kronus traite vos données à des fins de gestion du processus de recrutement, par exemple pour répondre à votre candidature et vous contacter (pour vous inviter à des entretiens). Si vous avez fourni des références, Kronus traitera également les informations de contact de ces références pour pouvoir évaluer les références pendant le processus de sélection. Kronus traite également vos données pour évaluer votre compétence et votre aptitude à occuper le poste. Pendant les entretiens, Kronus peut vous demander de passer des tests afin de vérifier votre aptitude à occuper le poste vacant. Le fondement légal du traitement est le consentement (article 6, paragraphe 1, point a) du RGPD). Suite à la réception de votre candidature, Kronus a l’intérêt légitime de traiter votre candidature en évaluant les informations qu’elle contient, en organisant une procédure d’entretien, en réalisant les entretiens et en fournissant des preuves à l’appui du déroulement légal du processus concerné. En cas de litige, les informations obtenues pendant le processus de sélection peuvent être utilisées pour démontrer le déroulement légitime du processus.
Si vous choisissez de postuler au poste vacant publié sur des comptes de médias sociaux (Facebook, LinkedIn), Kronus traitera vos données sur la base de votre consentement. Les informations contenus dans vos comptes des médias sociaux seront analysées uniquement si nécessaire pour le poste concerne et uniquement dans la mesure nécessaire pour l’exercice des fonctions du poste auquel vous avez postulé.
Veuillez noter que nous utiliseront les données de votre candidature uniquement dans le processus de sélection relatif au poste auquel vous avez postulé. Si Kronus prévoit de traiter vos données à caractère personnel dans un but autre que celui pour lequel les données ont été initialement collectées, Kronus vous informera avant de traiter les données et, si nécessaire, demandera votre consentement. Par exemple, si vos données à caractère personnel sont traitées dans le cadre d’un processus de recrutement pour un poste spécifique et que Kronus considère que vous seriez apte à occuper un autre poste au sein de l’entreprise, Kronus peut demander votre consentement au traitement futur de vos données à caractère personnel pour l’autre poste.
2. Catégories de destinataires des données à caractère personnel
2.1. Kronus ne donne pas accès à sa base de données à des personnes non autorisées et protège les données personnelles que vous communiquez. Certaines données à caractère personnel peuvent être transférées à d’autres parties uniquement :
2.1.1. pour assurer le fonctionnement du site web et du service (par exemple, les fournisseurs de services de maintenance du site web et d’hébergement du serveur) ;
2.1.2. dans le cas des sous-traitants qui maintiennent les données commerciales de Kronus en tant que service externalisé ;
2.2. Kronus a l’obligation de communiquer des données aux autorités publiques suite à une demande de l’autorité, dans les cas prévus par la loi.
2.3. Uniquement les personnes autorisées peuvent avoir accès aux enregistrements CCTV, conformément à la finalité du traitement des données à caractère personnel. Les enregistrements de vidéosurveillance ne sont pas transférés à un tiers sans fondement légal ; ils peuvent être transférés aux autorités chargées de l’application de la loi conformément à la procédure établie par les lois et règlements et sont transférés à une société de sécurité qui traite les données à caractère personnel uniquement conformément aux instructions du responsable du traitement et ne peut les utiliser à d’autres fins. La société de sécurité a l’obligation contractuelle et légale de protéger vos données à caractère personnel.
2.4. Vos données à caractère personnel ne seront pas transférées à des pays tiers ou à des organisations internationales, à moins que cela ne soit prévu dans un contrat conclu entre les parties ou par consentement exprès.
3. La durée de conservation des données à caractère personnel
3.1. Les données à caractère personnel sont conservées et utilisées conformément aux finalités définies et au fondement juridique du traitement des données à caractère personnel aussi longtemps que Kronus satisfait au moins un des critères suivants
3.1.1. une obligation légale de conserver les données pendant une certaine période conformément aux lois et réglementations en vigueur ;
3.1.2. la nécessité de poursuivre ses intérêts légitimes ;
3.1.3. la nécessité d’exécuter les obligations contractuelles assumées, ainsi que pour une certaine période après l’exécution du contrat ;
3.1.4. le consentement de la personne concerné au traitement des données à caractère personnel est valable.
3.2. Un enregistrement CCTV est conservé pendant 15 jours à compter de la date de sa création, sauf dans les cas où des infractions ont été détectées ou des demandes d’application de la loi ont été reçues, pour lesquelles un traitement supplémentaire des enregistrements CCTV pendant une certaine période est nécessaire.
3.3. Vos données à caractère personnel en tant qu’employé/représentant du client et en tant qu’employé/représentant du partenaire commercial sont conservées pendant 10 (dix) ans après l’expiration du contrat. Si le contrat prévoit une période de garantie plus longue que la période de conservation susmentionnée, toutes les données à caractère personnel liées au contrat sont conservées jusqu’à la fin de la période de garantie. Si le contrat est nécessaire dans le cadre d’une procédure judiciaire qui se prolonge au-delà de la période de conservation susmentionnée, toutes les données à caractère personnel relatives au contrat sont conservées jusqu’à ce que la décision finale de l’autorité responsable ait été prise ou exécutée. Vos données à caractère personnel (en tant qu’employé/représentant d’un client potentiel) sont conservées jusqu’à la fin de la compétition/du recrutement.
3.4. Les données fournies pendant le processus de recrutement sont conservées jusqu’à la fin du concours pour le poste vacant annoncé, au plus tard. Si vous avez consenti à participer au processus de sélection pour un autre poste futur, Kronus conservera vos données à caractère personnel pour une période maximale de 1 (un) an à compter de l’obtention du consentement.
4. Vos droits, leur exercice et leurs limitations en ce qui concerne le traitement des données à caractère personnel
Nous vous informons quels sont vos droits en tant que personne concernée, reconnus par Kronus. Nous attirons votre attention sur le fait que le RGPD ou la loi peuvent imposer des restrictions à l’exercice de ces droits et que chaque demande d’exercice des droits est évaluée individuellement.
4.1. Le droit d’accès à vos données à caractère personnel Kronus vous confirmera si Kronus traite des données à caractère personnel qui vous concernent et vous fournira un résumé des données traitées en tant qu’informations supplémentaires conformément au RGPD. Kronus a le droit de ne pas fournir des données à caractère personnel ou de ne pas communiquer les destinataires des données à caractère personnel si la communication des données à caractère personnel ou des destinataires est interdite par la loi.
4.2. Le droit de demander que les données à caractère personnel inexactes soient rectifiées ou complétées Kronus vous invite à lui communiquer les modifications de votre nom, prénom, adresse de livraison, informations de contact ou d’autres données à caractère personnel afin de garantir le traitement correct des données à caractère personnel. Kronus examinera une demande de rectification de données incorrectes ou inexactes et, si la demande est justifiée, les données à caractère personnel seront rectifiées, en vous notifiant de manière appropriée de la décision prise. Le droit de rectification des données à caractère personnel ne s’applique pas aux documents conservés dans des archives ou dans d’autres cas exceptionnels.
4.3. Le droit de demander la limitation (suspension) du traitement des données à caractère personnel Kronus limitera automatiquement le traitement (autre que la conservation) de vos données à caractère personnel si : • vous transmettez une demande de rectification de données à caractère personnel inexactes ; • vous vous opposez au traitement de données à caractère personnel. Le traitement est limité à la période pendant laquelle la demande de rectification des données à caractère personnel ou la demande d’opposition, selon le cas, est traitée. Dans d’autres cas, vous devrez demander à Kronus de limiter le traitement des données à caractère personnel, en indiquant la raison.
4.4. Le droit d’opposition au traitement du traitement des données à caractère personnel Vous avez le droit de vous opposer au traitement de certaines données à caractère personnel lorsque Kronus réalise le traitement pour Kronus ou sur la base d’un intérêt légitime. Kronus est en droit de donner suite à la demande, en tout ou en partie, après examen de la demande. Lorsque Kronus établit qu’elle a un intérêt légitime impérieux pour le traitement de vos données à caractère personnel, elle ne donnera pas suite à la demande.
4.5. Le droit à l’effacement des données à caractère personnel Kronus examinera s’il existe des motifs en vertu du RGPD pour l’effacement des données à caractère personnel et vous informera de sa décision. Le droit à l’effacement ne s’applique pas lorsque les données doivent être conservées en vertu de la loi.
4.6. Le droit de retirer le consentement Si le traitement des données à caractère personnel est fondé sur le consentement, celui-ci peut être retiré. Kronus mettra fin au traitement pour la finalité pour laquelle le consentement a été donné, sauf si les données à caractère personnel sont conservées pour la protection des intérêts légitimes de Kronus. Le retrait du consentement ne peut pas affecter le traitement des données à caractère personnel qui est nécessaire pour se conformer aux exigences des lois et règlements ou qui est basé sur un contrat, les intérêts légitimes de Kronus ou d’autres fondements du traitement légal des données à caractère personnel prévus par les lois et les règlements.
4.7. Lorsque vous transmettez toute demande concernant vos droit, vous fournissez à Kronus vos données à caractère personnel. Dans ce cas, la finalité du traitement des données à caractère personnel est de prendre une décision et de répondre à votre demande. Les données à caractère personnel que vous fournissez dans votre demande d’exercice de vos droits en tant que personne concernée et la demande elle-même seront conservées pendant cinq ans à compter de la date de la réponse de Kronus afin de préserver la preuve de l’exercice des droits de la personne concernée.
4.8. Vous pouvez exercer les droits susmentionnés de la personne concernée en soumettant une demande de l’une des manières suivantes :
4.8.1. une demande écrite et manuscrite adressée à Kronus à l’adresse indiquée dans cette Politique de confidentialité ;
4.8.2. une demande signée par signature électronique et adressée à Kronus et envoyée à l’adresse électronique suivante : info@kronus.eu. Pour que Kronus puisse envoyer une réponse pertinente à votre adresse électronique, le message signé par une signature électronique sécurisée doit contenir votre adresse électronique à laquelle vous désirez recevoir la réponse. Chaque demande d’exercice d’un droit sera traitée dès que possible et au plus tard dans un délai d’un mois.
4.9. La personne concernée a le droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle. Pour toute question concernant le traitement de vos données à caractère personnel, vous devrez contacter Kronus à l’adresse électronique : info@kronus.eu. Si vous n’êtes pas satisfait(e) de la réponse, vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès de l’Inspection nationale de la protection des données, à l’adresse Elijas iela 17, Riga, Lettonie, LV-1050.
5. Modifications de la Politique de confidentialité et consultations
Cette Politique de confidentialité peut être mise à jour régulièrement et peut subir des modifications. Les questions, commentaires et demandes concernant cette Politique de confidentialité sont bienvenus et devraient être adressés à KRONUS SIA, No. d’enregistrement 40003479924, siège social Dauguļu iela 19, Ulbroka, Municipalité de Ropaži, LV-2130 ou à l’adresse électronique : info@kronus.eu. La dernière modification de cette Politique de confidentialité a été apportée le 10 février 2023.